Fragen und Antworten
Für alle Bereiche gibt es geeignete, weniger geeignete und perfekte Lösungsansätze und Lösungswege. Den Überlick in diesem dichten Dschungel zu behalten und Irrwege zu meiden ist unsere Aufgabe und Pflicht.
Hier finden Sie einige der häufigst gestellten Fragen und Antworten rund um die Themen AZAV, DIN 9001, QMS, spezifische Anforderungen, Pflichten oder die freiwillige Umsetzung.
Muss ich in meiner Apotheke ein QMS einführen?
Ja, in Deutschland müssen Apotheken gemäß § 2a Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) einführen. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dazu, die Qualität der pharmazeutischen Dienstleistungen zu gewährleisten und die Sicherheit der Patienten zu erhöhen.
Das QMS soll sicherstellen, dass die pharmazeutischen Prozesse in der Apotheke klar definiert, dokumentiert, überprüfbar und kontinuierlich verbessert werden. Die genauen Anforderungen an das QMS sind in der Apothekenbetriebsordnung festgelegt und können auch von den zuständigen Behörden überwacht werden.
Die Einhaltung dieser Vorschriften ist für den Betrieb einer Apotheke in Deutschland obligatorisch.
Muss ich mein QMS zertifizieren lassen?
Nein, in Deutschland ist für Apotheken keine formelle Zertifizierung ihres Qualitätsmanagementsystems (QMS) erforderlich. Die Apothekenbetriebsordnung (ApBetrO) schreibt jedoch vor, dass Apotheken ein QMS implementieren müssen, um die Qualität der pharmazeutischen Dienstleistungen zu gewährleisten.
Das bedeutet, dass Apotheken in Deutschland ein internes QMS entwickeln und umsetzen müssen, das den Anforderungen der ApBetrO entspricht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die zuständigen Aufsichtsbehörden die Einhaltung dieser Anforderungen überprüfen können.
Obwohl keine formelle Zertifizierung erforderlich ist, können Apotheken dennoch freiwillig eine Zertifizierung durchführen.
Wichtig ist aber bei einer bei der Zertifizierung müssen viele Normenbestandteile eingeführt werden, die man eigentlich nicht braucht.
Wie kann ich den Nachweis Implementierung und Weiterentwicklung des QMS ohne Zertifizierung erbringen?
Hier unterstützen wir Sie sehr gern. Wir helfen Ihnen ein angepasstes QMS einzuführen, aufrecht zu erhalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Dabei ist es nicht wichtig das eine Mindestzahl an Prozessen pro Jahr optimiert werden. Wenn etwas perfekt funktioniert, muss es nicht optimiert werden. Oft ist die angebliche Optimierung eine Verschlimmbesserung.
Wichtig ist auch zu bedenken, dass eine Zertifizierung und deren Aufrechterhaltung unter Umständen auch neben dem Aufwand auch eine finanzielle Belastung darstellen kann.
Wir helfen Ihnen dabei ein nutzbares System zu implementieren, welches den Anforderungen der ApBetrO erfüllt und Sie bei der täglichen Arbeit unterstützt. Und mit uns halten sich gerade die Folgekosten im erträglichen Rahmen.
Was bringt mir die Einführung eines QMS?
Zum einen die Erfüllung der Anforderungen nach der ApBetrO. Aber Sie haben noch viel mehr davon.
Die Einführung eines angepassten nutzbaren QMS spart Ihnen Zeit.
Zeit ist endlich und sollte nicht mit Dingen verschwendet werden, die Sie nicht mögen und die Sie behindern. Hier ist ein nutzbares QMS ein echter Mehrwert für Ihre Apotheke.
Mit unserer Hilfe sparen Sie schon Zeit bei der Einführung eines QMS. Sprechen Sie uns an und wir finden zusammen einen gangbaren Weg hin zu einem nutzbaren optimierten QMS für ihre Apotheke.
Wozu brauche ich ein QMS?
Ärzte, Zahnärzte und Therapeuten benötigen ein Qualitätsmanagementsystem (QMS), um sicherzustellen, dass sie hochwertige medizinische Versorgung anbieten können und um die Sicherheit der Patienten zu gewährleisten. Die Gründe dafür sind vielfältig. Dies sind zum Beispiel:
Hier sind einige Gründe, warum ein QMS für Ärzte wichtig ist:
Patientensicherheit: Ein QMS hilft dabei, Risiken zu identifizieren und zu minimieren, die sich auf die Sicherheit und Gesundheit der Patienten auswirken könnten. Durch klare Verfahren und Protokolle können Fehler vermieden und die Patientensicherheit verbessert werden.
Qualitätssicherung: Ein QMS ermöglicht es Ärzten, Qualitätsstandards festzulegen und sicherzustellen, dass diese Standards in allen Bereichen der medizinischen Versorgung eingehalten werden. Dies kann die Qualität der Diagnose, Behandlung und Betreuung der Patienten verbessern.
Effizienzsteigerung: Durch die Implementierung eines QMS können Arbeitsabläufe optimiert und ineffiziente Prozesse identifiziert werden. Dies kann dazu beitragen, Ressourcen wie Zeit und Geld effizienter einzusetzen und die Arbeitsbelastung für das medizinische Personal zu verringern.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ein QMS hilft Ärzten und medizinischen Einrichtungen, die gesetzlichen Anforderungen und Regularien einzuhalten, die für den medizinischen Bereich gelten. Dies beinhaltet beispielsweise die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Hygienerichtlinien und anderen rechtlichen Vorgaben.
Kontinuierliche Verbesserung: Ein QMS fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem es Mechanismen zur Überwachung, Messung und Bewertung der Leistung einführt. Durch regelmäßige Audits, Rückmeldungen von Patienten und Mitarbeiterbeteiligung können Verbesserungspotenziale identifiziert und umgesetzt werden.
Muss ich ein QMS einführen?
Der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) hat für Niedergelassene Ärztinnen und Ärzte, Zahnärzte und Zahnärztinnen, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, Kooperationsformen wie Berufsausübungsgemeinschaften und MVZ im Jahre 2004 verpflichtend erlassen, dass ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement einzuführen ist. Hier wird § 135a Absatz 2 Nummer 2 SGB V umgesetzt.
Wichtig ist zu verstehen das des G-BA nicht vorschreibt welches QMS eingeführt werden soll. Es ist nicht nötig eine Norm komplett zu nutzen, vielmehr sollten man sich dabei darauf beschränken, was man braucht.
Wichtig ist, dass die Verpflichtung nicht als Zwang verstanden werden sollte, sondern als Möglichkeit noch besser zu werden und die Abläufe in der Praxis zu optimieren. Im Gespräch mit Praxisinhabern und Praxisinhaberinnen und deren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zeigt uns sehr oft Verbesserungsmöglichkeiten auf. Hier setzen wir an und helfen bei der Umsetzung.
Gern helfen wir Ihnen dabei die Vorgaben des G-BA zu erfüllen und noch besser zu werden.
Welche Vorgaben macht der G-BA?
Hier steht klar die Sicherheit der Patienten im Mittelpunkt. Aber es sollten nicht die in der Praxis tätigen vergessen werden. Ein gutes QMS soll die Prozesse in der Praxis vereinfachen und dabei helfen allen Anwendern ihren Alltag einfach zu gestalten.
Wir haben bereits vielen Praxen geholfen ein nutzbares QMS, welches die Richtlinie des G-BA erfüllt und allen in der Praxis hilft, einzuführen. So sparen alle Zeit und können sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, der Behandlung von kranken Menschen.
Muss ich mich zertifizieren lassen?
Die Antwort ist einfach, Nein.
Aber der G-BA fordert und überprüft seit 2016 regelmäßig, ob ein gelebtes QMS in der Praxis eingeführt wurde. Dies kann durch ein jährliches Audit erfolgen. Der Auditor überprüft dabei, inwieweit die eingeführten Prozesse durch das Praxispersonal befolgt werden und wo es Abweichungen und Verbesserungspotential gibt. Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess ist wichtig, um immer besser Leitungen für die Patienten zu erbringen.
Mit der Erstellung eines Berichts und der Bescheinigung über das Vorhandensein des wirksamen QMS kann dieser Nachweis erbracht werden.
Auch hier unterstützen wir Sie sehr gern.
Wie lange dauert die Einführung eines QMS?
Hier kommt es ganz darauf an wie Sie ihr QMS einführen wollen.
Möchten Sie dies allein tun, kann es durchaus einige Zeit dauern. Hier reicht die Zeitspanne von Monaten bis Jahre.
Vertrauen Sie einem erfahrenen Berater, kann eine Umsetzung sehr schnell erfolgen. Aber auch hier ist der Berater auf die Hilfe der Praxismitarbeiter angewiesen. In der Zusammenarbeit kann eine sehr schnelle Umsetzung erfolgen.
Muss ich meine Praxis beim Audit schließen?
Nein. Der Auditor will die Anwendung des QMS in der Praxis sehen. Natürlich muss der Auditor Gespräche führen und Nachweise einsehen. Aber die Prozesse will der Auditor im laufenden Betrieb sehen.
Was ist eine AZAV?
Die AZAV steht für „Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung“. Es ist eine Verordnung/Gesetz in Deutschland, die im Jahr 2004 eingeführt wurde und verschiedene Anforderungen für Träger von Maßnahmen zur Arbeitsförderung festlegt.
Die AZAV soll sicherstellen, dass die Maßnahmen qualitativ hochwertig sind und den Bedürfnissen der Teilnehmer entsprechen. Sie legt Standards für die Durchführung, Qualitätssicherung und Evaluation solcher Maßnahmen fest.
Kurz gesagt muss ein Bildungsträger, der mit der Agentur für Arbeit oder einem anderen Träger zusammenarbeiten möchte, ein QMS einführen welches der AZAV entspricht. Nach der Einführung wird dieses System von einem Dakks überwachten Zertifizierer zertifiziert.
Wie funktioniert die AZAV?
Die AZAV funktioniert durch einen Akkreditierungsprozess, der sicherstellt, dass Organisationen bestimmte Standards erfüllen, um Maßnahmen zur Arbeitsförderung anzubieten.
- QMS einführen:
Hier unterstützen wir Sie gern und nehmen Ihnen einen Großteil der Arbeit ab. So gewinnen Sie Zeit für andere Wichtige Dinge. - Aussuchen des richtigen Zertifizierers und Anmeldung zur Zertifizierung:
Jeder Zertifizierer hat Vor- und Nachteile. Im Rahmen von Beratungen haben wir schon mit sehr vielen unterschiedlichen Zertifizierern zusammengearbeitet und können Sie bei der Auswahl unterstützen.
Nach der Entscheidung übernehmen wir die gesamte Kommunikation mit dem ausgewählten Zertifizierer. - Zertifizierungsreife:
Anhand eingereichter Dokumente entscheidet der Zertifizierer über die zertifizierungsreife des Bildungsträgers. Hier stehen wir in engem Kontakt mit dem Zertifizier und passen, wenn nötig eingereichte Dokumente an.
Nach dieser Dokumentenprüfung wird ein Auditor bestimmt und wird sich bei Ihnen melden und einen Termin für das Erstaudit (Zertifizierungsaudit) abstimmen. - Schulung:
Kurz vor dem Zertifizierungsaudit gehen wir mit Ihnen alle Dokumente durch und Schulen Sie auf die Nutzung des elektronischen QMS. - Zertifizierungsaudit:
Am vereinbarten Termin wird der bestellte Auditor zu Ihnen kommen und im Gespräch mit Ihnen die Erfüllung der AZAV. Dabei geht er auf die erstellten Dokumente ein und überprüft die Räumlichkeiten auf Eignung.
Während dieses Audits stehen wir telefonisch zur Verfügung, um bei Problemen oder Fragen zu helfen.
Am Ende dieses Zertifizierungsprozesse haben Sie die Trägerzulassung erreicht und können Maßnahmen im Rahmen der AZAV zertifizieren lassen und Anbieten. Auch bei dieser Maßnahmenzulassung unterstützen wir Sie sehr gern.
Der Bildungsträger wird jährlich überwacht. Dabei kommt der gleiche Auditor zu Ihnen und überprüft Ihre Arbeit in Bezug der Erfüllung der AZAV. In der Vorbereitung dieser Audits unterstützen wir Sie sehr gern.
Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um AZAV-Bildungsträger zu werden?
An eine AZAV-Trägerzulassung sind einige Anforderungen an die Räumlichkeiten und das Personal geknüpft.
So müssen zum Beispiel für Gruppenmaßnahmen ein Raum für 12 Teilnehmer vorhanden sein. Oder die Maßnahme muss hybrid durchgeführt werden. Das Personal muss Erfahrungen mitbringen.
Gern besprechen wir mit Ihnen die nötigen Voraussetzungen in einem persönlichen Gespräch genauer.
Welche Maßnahmen kann ich anbieten?
Maßnahmen fallen im AZAV in verschiedene Fachbereiche:
Im Fachbereich (FB1) sind Maßnahmen zur Aktivierung und berufliche Eingliederung nach § 45 SGB III zusammengefasst. Die Spanne reicht vom Bewerbungscoaching bis zur Heranführung an die selbstständige Tätigkeit.
Im FB4 sind dagegen Maßnahmen zur Förderung der beruflichen Weiterbildung FbW nach §§ 81 ff. SGB III dargestellt
In welchen Fachbereich Ihre Maßnahme fällt, besprechen wir gern in einem persönlichen Gespräch.
Was ist der BDKS?
Die Abkürzung BDKS steht für, Bundesdurchschnittskostensatz. Dabei handelt es sich um einen durchschnittlichen Kostensatz, der von den Trägern von Maßnahmen zur Arbeitsförderung verwendet wird, um die Kosten ihrer Maßnahmen abzurechnen. Er wird von den zuständigen Behörden festgelegt und dient als Referenzsatz für die Erstattung von Kosten durch die öffentliche Hand, wie beispielsweise die Arbeitsagentur.
Bei der Erarbeitung der Maßnahme wird auch eine Kalkulation aller entstehenden Kosten durchgeführt. Hierbei soll der Bildungsträger auf der einen Seite natürlich kostendeckend arbeiten aber auf der anderen Seite auch kostensparend.
Hierbei gibt es oft Probleme, bei denen wir Ihnen gern hilfreich zur Seite stehen. Aus unseren Beratungen wissen wir wie die Berechnungen durchzuführen sind, wo es immer wieder zu Problemen kommt und wie man diese Probleme umgeht.
Welche Maßnahmen laufen gut?
Das kann man so pauschal nicht sagen. Wichtig ist hier immer auf die regionalen Gegebenheiten zu schauen und natürlich auch auf den Bedarf des Arbeitsmarktes.
Auch bei der Klärung welche Maßnahme angeboten werden soll stehen wir gern mit unserer Expertise zur Verfügung.
Gibt es außer der AZAV auch andere Möglichkeiten für Bildungsträger ein QMS einzuführen?
Hier ist die Antwort ein klares ja.
Für Bildungsträger bietet das Deutsche Institut für Normung (DIN e.V.) eine große Menge weitere Möglichkeiten an. Die Spanne reicht hier von der sehr allgemeinen DIN EN ISO 9011:2015 bis zur speziell für Bildungsträger entwickelten DIN EN ISO 21001:2018. Als Mitglied im Normenausschuss für Bildungsdienstleistungen bringen wir uns beim DIN e.V. in die Erarbeitung neuer Normen ein.
Gern erklären wir Ihnen die Unterschiede und Vorteile der verschiedenen Normen in einem persönlichen Gespräch.